Aquí le mostramos cómo hacer que sus reuniones virtuales sean más eficientes

las reuniones ineficaces eran un gran problema antes del coronavirus. Las reuniones durante el cierre están cada vez más fuera de control: lo que una vez fue un chat rápido por el enfriador de agua ahora es una llamada de Zoom de 30 minutos programada. Nuestros calendarios de trabajo se están llenando de chats de video difíciles de manejar, que en realidad nos están ralentizando.

El 31 de marzo de 2020, Microsoft Teams registró un récord de 2.700 millones de minutos de reunión en un solo día. Las descargas de zoom aumentaron un 1330% de febrero a marzo. En Slack, el número promedio de mensajes enviados por usuario por día ha aumentado un 20%.

"Fatiga del zoom" ahora es un tema de búsqueda de tendencia. Este fenómeno está vivo y bien y está corroyendo tanto nuestra cordura como nuestra capacidad de hacer una mierda. Según los estudios, se tarda aproximadamente 23 minutos en reenfocarse después de distraerse en el trabajo, lo que significa que, cuando solo tiene un intervalo de tiempo de 30 minutos abierto entre las reuniones virtuales, no es realmente el tiempo suficiente para realizar un trabajo significativo.

Al mismo tiempo, muchos sienten la presión de demostrar que realmente están trabajando en casa al estar constantemente conectados y asistir a todas las reuniones que se les presenten.

Básicamente, la necesidad de reuniones virtuales ahora ha magnificado los defectos de las malas prácticas de reuniones y ha agregado nuevos desafíos, forzándonos a un punto de quiebre.

Pero, ¿podría ser esta una oportunidad de oro para finalmente evolucionar y deshacerse de reuniones ineficaces?

Sin reuniones y sin pantalones: el sueño vs. la realidad

Una tendencia relativamente nueva llamada comunicación asincrónica está siendo vista por equipos que luchan bajo una montaña de reuniones e interrupciones. La práctica ya había ganado seguidores de culto entre equipos remotos como Buffer, Doist,Basecamp y Zapier.

En un artículo para Quartz, el CEO de Doist, Amir Salihefendić, explicó: “la comunicación (asíncrona) es cuando envías un mensaje sin esperar una respuesta inmediata. Por ejemplo, envía un correo electrónico; Abro y respondo el correo electrónico varias horas después ".

En lugar de estar constantemente conectados, los equipos asíncronos priorizan el "trabajo profundo" sobre la colaboración al desactivar las notificaciones y eliminar las reuniones tanto como sea posible. En cambio, las herramientas tecnológicas se utilizan para alinear y coordinar entre los miembros del equipo.

Lo mejor de esta forma de trabajar es que las personas tienen una autonomía genuina sobre sus horarios. Deciden cuándo es el momento de concentrarse y cuándo necesitan revisar sus correos electrónicos y mensajes. Al centrarse en la producción, en lugar de los plazos sincronizados, las personas pueden gestionar más fácilmente equilibrios complicados de la vida laboral.

Las reuniones de registro pueden eliminarse (casi) cambiando todos los registros a actualizaciones de estado basadas en texto. Esto aumenta la transparencia y crea actualizaciones documentadas a las que se puede hacer referencia cuando sea necesario.

Por ejemplo, cuando uno de los miembros del equipo de Buffer se mudó a Taiwán, de repente tuvieron problemas para encontrar una hora amigable con la zona horaria para su sincronización semanal. En cambio, decidieron probar diferentes opciones para reemplazar sus reuniones virtuales. Ahora están utilizando una herramienta llamada Hilos para documentar sus actualizaciones. Lo bueno es que dicen que también les ha permitido nivelar el campo de comunicación para las personas que tienen menos probabilidades de hablar en las reuniones tradicionales.

Si bien Buffer parece estar relativamente contento con el cambio, admiten que lo que falta es tiempo de cara al equipo. ¿Es hora de abandonar las reuniones por completo? llija Studen, fundadora de la plataforma de colaboración en equipo ActiveCollab, no lo cree así.

"Hay un fuerte impulso hacia la comunicación asincrónica. Existen ventajas para ese tipo de trabajo, por ejemplo, para equipos que se distribuyen en zonas horarias. El problema es que si lo llevas al extremo, no hay equipo. Puede tratarse de personas que trabajan en el mismo problema, pero un equipo debe tener un tiempo de sincronización cuando intentan resolverlo juntos ".

De hecho, los estudios muestran que la comunicación cara a cara tiene características neuronales importantes que carecen de otros tipos de comunicación, incluidas las influencias importantes del lenguaje corporal y la toma de turnos. Esto significa que la sincronización neuronal entre dos personas es mayor cuando se habla cara a cara, lo que mejora la comprensión y los flujos de comunicación de una manera que no se puede replicar en el correo electrónico o las llamadas de voz.

“No se puede generar confianza con las personas sin hablarles cara a cara. Como especie, nos gusta compartir y cotillear para saber qué esperar el uno del otro. Eso es difícil de hacer si todos tienen su propio horario. No es que no pueda obtener buenos resultados con esa configuración, pero no los llame equipo, llámelos individuos de alto rendimiento ".

Un estudio de Blind descubrió que el 52.9% de los empleados de compañías como Apple, Intel y Facebook se sentían cada vez más solos mientras trabajaban desde casa. Aunque la fatiga de Zoom nos está deprimiendo, para algunos, puede ser un vínculo muy necesario con el mundo exterior. Los estudios demuestran que las videollamadas pueden reducir la soledad y el aislamiento social.

“Todo el asunto asíncrono es genial, deberíamos tomar buenos bits, pero no puede reemplazar la sincronización. Para tener equipos buenos y de alto rendimiento, deben pasar tiempo juntos, ya sea virtuales o en un espacio físico ”, dijo Ilija.

Cuando tienes reuniones virtuales ...

1. Termine los arrebatos repentinos y los silencios incómodos con un facilitador

Las reuniones a veces pueden sentirse como una oportunidad para todos. Empiezas con un tema y luego alguien secuestra la discusión y la lleva en una dirección diferente. "Las personas deben recibir capacitación en técnicas básicas de facilitación de reuniones", dijo Ilija. Cada reunión debe tener un facilitador que proporcione una agenda, se asegure de que todos contribuyan y evite que la reunión se salga del tema. También deben asegurarse de que los elementos de acción se escriban y se sigan después.

Otter.ai es una herramienta que puede ayudar a los facilitadores a transcribir fácilmente las grabaciones de las reuniones. Si desea mejorar las cosas, Hendrix es un asistente de reunión de inteligencia artificial que toma notas inteligentes de la reunión, crea elementos de acción y proporciona estadísticas de la reunión.

2. Córtelos hasta encontrar el ajuste correcto

Según la Ley de Parkinson, "el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización".

Básicamente, si programa una cierta cantidad de tiempo para una reunión, usará todo el tiempo que haya programado, lo necesiteo no. No dé por sentado los bloqueos automáticos de una hora. En cambio, calcule cuánto tiempo le llevará realmente cada reunión y programe en consecuencia. Cada vez que tenga una reunión, vea si puede reducir el tiempo cada vez más hasta encontrar el adecuado.

En ActiveCollab, IIija le dijo a TNW: “Seguimos reduciendo el tiempo que nos tomábamos para las reuniones hasta que sentimos que estábamos apurados. Entonces supimos que habíamos encontrado el equilibrio correcto ".

Un método para cumplir con el cronograma es el timeboxing. Esta técnica consiste en dedicar bloques de tiempo en su horario a un esfuerzo específico y luego cumplirlo. "Por ejemplo, las reuniones deben tener un horario estricto y debemos recordarnos cuando estamos llegando al final de ese horario para que podamos evaluar si hemos alcanzado el objetivo de la reunión", dijo.

Pero, ¿qué sucede si ha llegado al final de su reunión y aún no ha terminado?

"Si finaliza el período de tiempo y no se alcanza el objetivo, no extienda automáticamente la reunión. Decide como equipo qué hacer a continuación: extender la reunión (¿por cuánto tiempo y por qué motivo?), Programar una nueva reunión o decidir concluir por correo electrónico ”, explicó Ilija.

3. Mantenga su cordura y enfoque intactos abrazando timeboxing

¿Recuerdas los días en que podías abandonar una reunión fingiendo que estabas en un túnel muy largo o "entraste en un elevador"? Lamentablemente, eso no va a volar cuando estás atrapado en casa.

Está bien decir no a una reunión cuando no necesita estar allí. Está bien rechazar una llamada cuando está profundamente concentrado en una tarea.

La mejor manera de rechazar cortésmente estas solicitudes de última hora para su atención es comenzar a hacer timeboxing. En lugar de usar su calendario solo para programar reuniones, también úselo para bloquear el "tiempo libre de reuniones" para realizar un trabajo profundo.

Por ejemplo, explicó Ilija, "también es útil cuando trabajas en tareas creativas. Cuando trabajas en un error que no entiendes completamente, se recomienda que configures un timebox, por ejemplo, cuatro horas. Cuando transcurra ese tiempo, se completará o comprenderá mejor el problema y podrá decidir qué hacer a continuación: invertir otro horario, delegar a otra persona, programar el tiempo para más investigación, etc. "

Si te gusta usar la Técnica Pomodoro, TickTick Premium te ayuda a elaborar fácilmente listas de tareas y bloquear el tiempo en tu calendario.

4. Olvida todas las reglas y crea las tuyas propias.

Cuando busque "cómo realizar una reunión virtual eficiente" en estos días, encontrará toneladas de consejos contradictorios de líderes empresariales, psicólogos y otros profesionales.

Algunos dicen que usar video y prohibir el botón de silencio hará que las personas presten más atención y eviten distraerse. (Según Doodle, el 25% de las personas han visto a sus compañeros de equipo tomarse selfies, mirar videos o quedarse dormidos durante las reuniones ... oops).

Sin embargo, otros señalan con razón que la incomodidad de tener que mirar constantemente a las personas (y a nosotros mismos) durante una llamada es agotadora y exactamente lo que lleva a la fatiga de Zoom.

En lo que podemos estar de acuerdo es que las reuniones virtuales son, por naturaleza, incómodas y están llenas de percances, desde retrasos de tiempo hasta descargas de inodoros sin silenciar.

Cada equipo es diferente, por lo que no hay reglas que funcionen el 100% del tiempo.